Gestione centralizzata delle manutenzioni
Gestione del service in tutte le sue forme; Installazioni di apparecchiature, assistenza sul campo, riparazioni interne, manutenzioni programmate e gestione dei muletti.
LA SFIDA
Sist.El. S.r.l. azienda specializzata nella fornitura, noleggio, manutenzione e assistenza su gruppi di continuità, stabilizzatori e sistemi di commutazione di energia, era da tempo alla ricerca di un sistema gestionale integrato che potesse fare da filo conduttore e gestire il flusso di tutte le attività aziendali:
- Gestione della preventivazione;
- Gestione ordini clienti, fornitori e magazzino;
- Gestione di chiamate di assistenza esterne in mobilità;
- In contesti particolari come le sale operatorie degli ospedali, la raccolta delle autorizzazioni necessarie per lo spegnimento e accensione delle macchine su cui effettuare l’assistenza;
- Gestione delle riparazioni interne: ricezione di apparecchiature oggetto di manutenzione presso la propria sede, o ritirate presso il cliente;
- Gestione dei muletti, apparecchiature sostitutive rilasciate ai clienti;
- Gestione delle vendite, fatturazione e contabilità;
- Analisi statistica dei dati aziendali.
Queste attività, che possono essere tutte contemporaneamente presenti in un’unica attività manutentiva, vanno ad identificare un flusso di lavorazione gestito tramite COMMESSA, che deve essere organizzato e definito in tutte le sue parti sia dal punto di vista documentale, sia dal punto di vista economico, dal preventivo alla fatturazione.
LA SFIDA
Sist.El. S.r.l. azienda specializzata nella fornitura, noleggio, manutenzione e assistenza su gruppi di continuità, stabilizzatori e sistemi di commutazione di energia, era da tempo alla ricerca di un sistema gestionale integrato che potesse fare da filo conduttore e gestire il flusso di tutte le attività aziendali:
- Gestione della preventivazione;
- Gestione ordini clienti, fornitori e magazzino;
- Gestione di chiamate di assistenza esterne in mobilità;
- In contesti particolari come le sale operatorie degli ospedali, la raccolta delle autorizzazioni necessarie per lo spegnimento e accensione delle macchine su cui effettuare l’assistenza;
- Gestione delle riparazioni interne: ricezione di apparecchiature oggetto di manutenzione presso la propria sede, o ritirate presso il cliente;
- Gestione dei muletti, apparecchiature sostitutive rilasciate ai clienti;
- Gestione delle vendite, fatturazione e contabilità;
- Analisi statistica dei dati aziendali.
Queste attività, che possono essere tutte contemporaneamente presenti in un’unica attività manutentiva, vanno ad identificare un flusso di lavorazione gestito tramite COMMESSA, che deve essere organizzato e definito in tutte le sue parti sia dal punto di vista documentale, sia dal punto di vista economico, dal preventivo alla fatturazione.
LA SOLUZIONE
Per soddisfare le esigenze del cliente nella gestione delle assistenze tecniche in mobilità, EUROSYSTEM2000 ha attivato il modulo Assist, gestionale ERP con app integrata capace di funzionare anche offline. Grazie a questa soluzione, i tecnici riescono a gestire il proprio flusso di lavoro anche in contesti complessi e privi di copertura di rete.
Per far fronte alla necessità di dover raccogliere le autorizzazioni per lo spegnimento e successiva riaccensione degli impianti oggetto di assistenza, sono state create pagine autorizzative ad hoc all’interno della App Assist. In questo modo il tecnico, o la squadra di tecnici, può avere le autorizzazioni di cui necessita in maniera facile e veloce, limitando il fermo macchina al solo tempo di assistenza tecnica.
Per attività non risolvibili in loco, è previsto il ritiro dell’apparecchiatura (sul luogo di intervento, o presso la propria officina). Questa operazione fa sì che il sistema generi automaticamente una chiamata di laboratorio (o interna) collegata alla precedente chiamata di assistenza esterna. Da questo momento in poi sarà possibile gestire l’intero flusso della chiamata interna che si concluderà con la compilazione delle schede di collaudo prima della riconsegna dell’apparecchiatura.
In alcuni contesti, il cliente assistito si trova nella posizione di non poter interrompere il proprio lavoro anche in presenza di guasti importanti. In queste occasioni Sist.El. mette a disposizione i propri muletti sostitutivi ed Assist ne permette la gestione: mappatura del parco muletti interno, pratiche di consegna e ritiro al cliente, contrattualistica dedicata e storico di tutta la movimentazione di ogni singolo muletto.
Il modulo per la gestione delle COMMESSE di Assist fa da legame tra tutti gli eventi del processo di assistenza, compresa tutta la parte documentale: preventivi, ordini cliente, DDT di consegna, rapporti di intervento, contratti e fatture.
Completano il progetto l’utilizzo dei moduli CRM per la gestione delle relazioni con i clienti e l’organizzazione aziendale, CONTRATTI per la gestione delle manutenzioni programmate, FATTURAZIONE ELETTRONICA per l’invio e la ricezione di fatture direttamente dal gestionale e BUSINESS INTELLIGENCE per statistiche e report relative alla propria attività.
Soluzioni in uso nel progetto
Gli strumenti chiave con cui EUROSYSTEM2000 ha portato a termine con successo questo progetto sono: